Nonostante la posta elettronica abbia sostituito il fax nella maggior parte delle comunicazioni quotidiane, questo strumento continua a essere utilizzato da molti professionisti e lavoratori autonomi. In particolare, chi collabora con aziende o deve trasmettere documenti a interlocutori che accettano ancora questo formato può trovarsi nella necessità di inviare un fax anche senza disporre di una linea o di un apparecchio dedicato.
La soluzione tradizionale consiste nel recarsi presso una cartoleria specializzata oppure acquistare un dispositivo adatto all’invio dei fax da casa. Quest’ultima possibilità, però, comporta una spesa che non sempre è giustificata per chi utilizza il servizio solo occasionalmente. È in questo contesto che si inseriscono i servizi online basati sulla telefonia VoIP, pensati per gestire i fax direttamente dal computer.
Un numero virtuale per gestire i fax online
Tra le proposte disponibili sul web viene indicato MessageNet, un servizio gratuito che consente di inviare e ricevere fax senza dover installare un apparecchio specifico. Il funzionamento si basa sulla tecnologia VoIP, cioè sulla trasmissione delle comunicazioni attraverso Internet invece che tramite una linea telefonica tradizionale.
Il servizio mette a disposizione dell’utente un numero virtuale personale. Questo numero può essere associato alla propria città, rendendo possibile ottenere un prefisso locale. Per chi comunica con aziende o clienti della stessa area geografica, la disponibilità di un numero collegato alla propria città può risultare più pratica rispetto all’utilizzo di un recapito generico.
Il numero virtuale svolge il ruolo che, nella configurazione tradizionale, sarebbe affidato a una linea telefonica collegata al fax. In questo modo la gestione dei documenti viene spostata sul computer, riducendo la necessità di acquistare hardware aggiuntivo e rendendo il servizio accessibile anche a chi non ha esigenze professionali elevate.
Come si configura MessageNet
Per utilizzare MessageNet è necessario completare la procedura di iscrizione. Durante la registrazione l’utente può scegliere il prefisso telefonico da associare al numero virtuale e indicare l’indirizzo email sul quale desidera ricevere i fax.
Questa impostazione riunisce in un unico servizio i due elementi principali della gestione online: il numero virtuale, utilizzato per identificare la propria utenza fax, e la casella di posta elettronica, che diventa il punto di ricezione dei documenti. Non è quindi necessario recarsi ogni volta in un negozio specializzato per trasmettere o ritirare un fax, almeno per le operazioni consentite dal servizio.
Il modello può essere utile soprattutto a chi lavora da casa o gestisce una piccola attività e ha bisogno di mantenere la compatibilità con interlocutori che richiedono ancora l’invio tramite fax. Anche chi utilizza questa modalità di comunicazione solo in alcune occasioni può evitare l’acquisto di un dispositivo dedicato, scegliendo una soluzione accessibile tramite Internet.
Il limite di due fax al mese ne definisce l’utilizzo
L’aspetto più importante da considerare riguarda il limite imposto da MessageNet: l’invio e la ricezione non devono superare due fax mensili. Si tratta di una restrizione rilevante per aziende e professionisti che gestiscono un volume elevato di documenti, perché il servizio non è pensato per sostituire una piattaforma fax utilizzata quotidianamente.
Il limite rende invece la proposta più adatta a un uso sporadico. Un lavoratore autonomo che deve trasmettere occasionalmente un documento, oppure un utente che riceve fax solo in casi isolati, può trovare nel servizio un’alternativa alla cartoleria e all’acquisto di un apparecchio. La gratuità, in questo scenario, elimina un costo fisso per una funzione che altrimenti potrebbe rimanere inutilizzata per lunghi periodi.
MessageNet si presenta quindi come uno strumento rivolto principalmente agli utenti con esigenze ridotte: permette di mantenere l’accesso al fax attraverso il computer, offre un numero virtuale basato sulla propria città e consente di ricevere i documenti via email. Il limite mensile ne circoscrive l’impiego, ma per chi ricorre al fax soltanto occasionalmente può rappresentare una soluzione semplice per evitare hardware dedicato e spostamenti presso servizi esterni.