Microsoft continua a intervenire sui propri servizi web con l’obiettivo di rendere Office più utile anche quando il lavoro non avviene su un singolo computer. La novità riguarda Office Web Apps, la versione online della suite, che permette ora a più persone di modificare contemporaneamente lo stesso documento attraverso il co-authoring in tempo reale.
La funzione coinvolge Word Web App, Excel e PowerPoint Web App e modifica in modo sostanziale il modo in cui gli utenti possono collaborare sui file. Non si tratta più soltanto di condividere un documento o di consentirne la modifica da parte di altri: più co-autori possono intervenire nello stesso momento, lavorando sul medesimo contenuto direttamente dal servizio web.
Da semplice condivisione alla collaborazione simultanea
Da tempo Office Web Apps integra strumenti per la condivisione e la modifica dei documenti. Il limite della precedente modalità era però rappresentato dall’assenza di un intervento realmente simultaneo: gli utenti potevano accedere allo stesso file, ma non disponevano di un sistema pensato per mostrare in tempo reale le modifiche effettuate dagli altri collaboratori.
Con l’introduzione del co-authoring, questa distinzione viene superata. Un documento di Word, un foglio di calcolo Excel o una presentazione PowerPoint possono diventare uno spazio di lavoro condiviso, nel quale più utenti contribuiscono contemporaneamente all’editing. La novità è quindi particolarmente legata alla collaborazione, perché consente di intervenire sullo stesso file senza dover necessariamente attendere che un altro autore termini il proprio lavoro.
Word, Excel e PowerPoint diventano ambienti di lavoro condivisi
Il supporto interessa tre strumenti centrali dell’offerta Office Web. In Word Web App, più utenti possono lavorare sul testo dello stesso documento; in Excel, la collaborazione riguarda i contenuti del foglio di calcolo; in PowerPoint, invece, gli autori possono intervenire sulla presentazione condivisa. La fonte non specifica differenze operative tra le tre applicazioni, ma conferma che il co-authoring in tempo reale è previsto per tutte.
Dal punto di vista pratico, la funzione permette di concentrare il lavoro su un’unica versione del documento. Questo può rendere più semplice la collaborazione tra persone che devono contribuire allo stesso progetto, evitando di basarsi esclusivamente su modifiche separate da riunire in un secondo momento. Il vantaggio principale non consiste quindi solo nell’accesso via web, ma nella possibilità di seguire e coordinare il lavoro mentre viene svolto.
Cursori di colore diverso per riconoscere ogni autore
La collaborazione simultanea introduce naturalmente il rischio di sovrapposizioni, soprattutto quando più persone intervengono nella stessa area del documento. Per ridurre questo problema, Office Web Apps mostra ogni co-autore all’interno del file utilizzando un cursore di colore differente.
La codifica cromatica consente di distinguere più facilmente chi sta modificando una determinata parte del documento e aiuta a evitare conflitti durante la fase di editing. Gli utenti possono così avere un’indicazione visiva della presenza degli altri collaboratori, invece di lavorare senza sapere quali sezioni siano già oggetto di intervento.
L’arrivo del co-authoring in tempo reale rafforza dunque il ruolo di Office Web Apps come piattaforma per la modifica condivisa dei documenti. La suite online conserva le funzioni già disponibili per la condivisione e l’editing, aggiungendo però una modalità di collaborazione più immediata. Per gli utenti che devono lavorare insieme su testi, fogli di calcolo o presentazioni, la possibilità di intervenire simultaneamente sullo stesso file rappresenta la principale novità del servizio.